Kelola Orders dan Refund — Panduan Lengkap Seller

Hasil akhir: Kamu bisa memantau semua pesanan, membaca detail order lengkap, mengubah status order, dan memproses refund jika diperlukan. Butuh: Minimal satu order masuk di tokomu, akses ke dashboard Konvert.

Ringkasan

Setiap kali ada pembeli yang checkout dari landing page-mu, order masuk ke dashboard Konvert secara otomatis. Di halaman Orders, kamu bisa memantau semua pesanan, membaca detail lengkapnya, mengubah status, dan kalau perlu — memproses refund ke buyer.

Bagian 1 — Buka dan Navigasi Halaman Orders

Langkah 1 — Buka halaman Orders

Login ke dashboard Konvert.
Di sidebar kiri, klik Orders — atau navigasi langsung ke halaman orders tokomu.
Kamu akan melihat halaman daftar order dengan card saldo di bagian atas.

Halaman daftar orders dengan kartu saldo dan tabel order

Card Saldo di Atas Daftar Order

Di bagian paling atas halaman Orders, ada dua card saldo:

Card	Keterangan
Saldo Tersedia	Revenue dari order yang sudah selesai dan siap ditarik ke bank
Saldo Pending	Revenue dari order yang sudah dibayar tapi belum di-settle ke saldomu (biasanya 1–2 hari kerja)

Mau tarik saldo? Klik tombol Tarik Dana di card Saldo Tersedia. Lihat panduan lengkapnya di Tarik Saldo.

Langkah 2 — Filter dan cari order

Di atas tabel, tersedia beberapa opsi filter:

Search: Ketik di kotak pencarian untuk mencari berdasarkan:

Nomor order (contoh: ORD-20240513-AB12C)
Nama customer
Email customer

Filter status order: Klik dropdown Status Order dan pilih:

Status	Artinya
Semua	Tampilkan semua order
Pending	Order baru, belum dibayar
Processing	Sudah dibayar, sedang diproses
Completed	Selesai
Cancelled	Dibatalkan

Filter tanggal: Klik ikon kalender untuk memfilter order berdasarkan rentang tanggal tertentu. Berguna saat kamu ingin laporan bulanan atau cek order minggu lalu.

toolbar filter di atas tabel orders — search box, dropdown status, dan date picker terlihat, beberapa order tampil di tabel

Nomor Order

Setiap order punya nomor unik dengan format:

ORD-YYYYMMDD-XXXXX

Contoh: ORD-20240513-AB12C — artinya order dibuat tanggal 13 Mei 2024.

Nomor ini bisa kamu gunakan saat berkomunikasi dengan customer atau saat menghubungi support Konvert.

Langkah 3 — Navigasi halaman (pagination)

Daftar order dimuat secara server-side — default 20 order per halaman. Kalau kamu punya banyak order, gunakan kontrol pagination di bagian bawah tabel untuk navigasi ke halaman berikutnya.

Tips: Gunakan filter tanggal + status untuk mempersempit hasil, daripada scroll ke halaman-halaman belakang.

Bagian 2 — Detail Order

Langkah 4 — Buka detail order

Klik baris order mana saja di tabel untuk membuka halaman detail order.

halaman detail order — menampilkan header dengan badge status, lalu card-card info di bawahnya

Header Order

Di bagian atas halaman detail, kamu lihat:

Nomor Order (contoh: ORD-20240513-AB12C)
Badge Status Order — warna berbeda untuk setiap status:

Badge	Status	Artinya
Abu-abu	Pending	Order baru, menunggu pembayaran
Biru	Processing	Sudah lunas, sedang diproses seller
Hijau	Completed	Order selesai
Merah	Cancelled	Order dibatalkan

Badge Status Pembayaran — ditampilkan terpisah dari status order:

Badge	Status Bayar	Artinya
Abu-abu	Pending	Menunggu pembayaran dari buyer
Hijau	Paid	Pembayaran diterima (webhook dari gateway)
Merah	Failed	Pembayaran gagal
Ungu	Refunded	Dana sudah dikembalikan ke buyer

Halaman detail order

Card "Item Pesanan"

Card ini menampilkan apa yang dipesan buyer:

Kolom	Keterangan
Produk	Gambar thumbnail + nama produk
Varian	Varian yang dipilih (warna, ukuran, dll.) kalau ada
Harga × Qty	Harga satuan dikali jumlah
Subtotal	Total per baris

Di bawah tabel produk, tersedia breakdown harga:

Subtotal — total harga semua item
Diskon — nilai diskon kalau ada kode promo atau harga coret
Total — jumlah yang harus dibayar buyer

card "Item Pesanan" — tabel produk dengan gambar, nama, varian, harga, qty, dan subtotal; plus breakdown diskon dan total di bawahnya

Card "Detail Pembayaran"

Card ini menampilkan informasi tentang transaksi pembayaran:

Field	Contoh
Status	Badge "Paid" berwarna hijau
Metode Pembayaran	`VIRTUAL_ACCOUNT · BCA` / `QRIS` / `CREDIT_CARD`
Tanggal Lunas	Tanggal dan jam saat webhook pembayaran diterima
Total	Jumlah yang dibayar

Di bawahnya, ada fee breakdown yang hanya terlihat oleh kamu (seller):

Item	Keterangan
Revenue	Total yang dibayar buyer
DOKU MDR Fee	Biaya merchant discount rate gateway pembayaran (variatif per metode)
Konvert Platform Fee (5%)	Biaya platform Konvert
Net	Jumlah bersih yang masuk ke saldo aktifmu

Lihat penjelasan lengkap breakdown fee dan cara kerja saldo di Tarik Saldo.

card "Detail Pembayaran" — metode VA BCA, tanggal lunas, dan fee breakdown dengan angka Revenue/MDR/Platform Fee/Net

Card "Riwayat Pesanan"

Timeline kronologis semua kejadian di order ini:

Event	Artinya
Order dibuat	Buyer submit order form
Pembayaran diterima	Gateway konfirmasi pembayaran lunas
Status berubah	Kamu mengubah status order (misalnya: Processing → Completed)
Catatan ditambahkan	Kamu atau sistem menambahkan catatan ke order
Refund diproses	Kamu memulai refund
Pesanan dibatalkan	Order dibatalkan (manual atau expired)

card "Riwayat Pesanan" — timeline vertikal dengan beberapa event, masing-masing bertimestamp

Di sisi kanan halaman (atau bawah di mobile), ada info tambahan:

Info Customer:

Nama lengkap
Alamat email
Nomor telepon

Sumber Pesanan: Nama landing page yang digunakan buyer untuk checkout. Berguna kalau kamu punya beberapa LP dan mau tahu LP mana yang paling efektif menghasilkan order.

Catatan Pelanggan: Pesan atau instruksi yang diisi buyer di kolom catatan saat checkout. Baca ini sebelum memproses order.

sidebar detail order — info customer (nama, email, phone), sumber landing page, dan catatan pelanggan

Bagian 3 — Alur Status Order

Arti Setiap Status

stateDiagram-v2
    [*] --> Pending : Order dibuat buyer
    Pending --> Processing : Pembayaran lunas\n(otomatis via webhook)
    Pending --> Cancelled : Buyer batalkan\natau expired 30 menit
    Processing --> Completed : Seller tandai selesai
    Processing --> Cancelled : Seller batalkan\n(sebelum fulfilled)
    Completed --> [*]
    Cancelled --> [*]

Versi teks (jika diagram di atas tidak muncul)

Alur status order:

Order dibuat → status Pending (menunggu pembayaran).
Dari Pending:
- Pembayaran lunas (via webhook otomatis) → Processing
- Buyer batalkan atau tidak bayar dalam 30 menit → Cancelled
Dari Processing:
- Seller tandai selesai → Completed
- Seller batalkan sebelum fulfilled → Cancelled
Completed dan Cancelled adalah status akhir (tidak bisa diubah lagi).

Status	Kapan terjadi
Pending	Baru saja dibuat, buyer belum bayar
Processing	Pembayaran diterima (webhook gateway) — default setelah lunas
Completed	Kamu tandai order sebagai selesai
Cancelled	Dibatalkan (manual oleh seller, atau otomatis expired 30 menit sejak dibuat)

Order expired: Kalau buyer tidak bayar dalam 30 menit, order otomatis masuk status Cancelled. Tidak bisa diaktifkan ulang — buyer perlu checkout ulang untuk membuat order baru.

Bagian 4 — Aksi Seller di Order

Ubah Status Order

Di bagian atas halaman detail order, ada dropdown Status Order yang bisa kamu ubah:

Klik dropdown status
Pilih status yang sesuai
Konfirmasi perubahan

Alur yang umum:

Kalau order baru masuk dan sudah lunas → status otomatis Processing
Setelah barang dikirim / produk digital dikirim → ubah ke Completed
Kalau perlu batalkan sebelum diproses → ubah ke Cancelled

Perubahan status akan tercatat di timeline Riwayat Pesanan beserta timestamp-nya.

dropdown status order di header detail order — pilihan Processing dan Completed tersedia, status saat ini "Processing"

Tandai Lunas (Manual Override)

Tombol Tandai Lunas tersedia kalau payment status masih Pending tapi kamu yakin buyer sudah bayar.

Kapan pakai ini?

Webhook dari gateway terlambat datang
Kamu menerima konfirmasi pembayaran dari buyer lewat saluran lain (misalnya WhatsApp)

⚠️Hati-hati gunakan Tandai Lunas

Tombol ini adalah manual override — sistem tidak memverifikasi pembayaran ke gateway. Pastikan benar-benar ada bukti bayar sebelum mengklik. Kalau salah, tidak ada cara otomatis untuk membatalkan action ini.

tombol "Tandai Lunas" di halaman detail order — muncul saat payment status masih Pending

Proses Refund

Tombol Refund tersedia jika:

Payment status: Paid
Order status: bukan Refunded atau Cancelled

Mekanisme refund:

sequenceDiagram
    participant Seller
    participant Konvert
    participant Gateway
    participant Buyer

    Seller->>Konvert: Klik tombol Refund
    Konvert->>Seller: Tampilkan modal konfirmasi
    Seller->>Konvert: Konfirmasi refund
    Konvert->>Gateway: Kirim request refund
    Gateway-->>Buyer: Dana dikembalikan ke metode bayar asal
    Gateway-->>Konvert: Notifikasi refund berhasil
    Konvert->>Seller: Status order → Refunded
    Konvert->>Seller: Saldo aktif berkurang otomatis

Versi teks (jika diagram di atas tidak muncul)

Alur proses refund:

Seller klik tombol Refund di halaman detail order.
Konvert tampilkan modal konfirmasi.
Seller konfirmasi refund.
Konvert kirim request refund ke Gateway pembayaran.
Gateway kembalikan dana ke metode bayar asal Buyer.
Gateway kirim notifikasi ke Konvert bahwa refund berhasil.
Status order berubah ke Refunded.
Saldo aktif Seller berkurang otomatis.

Langkah proses refund:

Buka halaman detail order yang ingin di-refund
Klik tombol Refund
Modal konfirmasi muncul — baca detailnya dengan cermat
Klik Konfirmasi Refund
Konvert mengirim request ke gateway pembayaran
Status order berubah ke Refunded

modal konfirmasi refund — menampilkan jumlah yang akan dikembalikan, metode pembayaran buyer, dan tombol Konfirmasi berwarna merah

Yang perlu diketahui tentang refund:

Aspek	Detail
Tipe refund	Full refund saja — tidak ada partial refund
Tujuan dana	Kembali ke metode pembayaran asal (VA, kartu kredit, QRIS)
Estimasi waktu	1–3 hari kerja (tergantung bank dan gateway)
Saldo seller	Kalau revenue sudah masuk saldo aktif → berkurang otomatis
Saldo pending	Kalau masih pending (belum di-settle) → di-exclude dari saldo pending

Catatan: Refund tidak bisa dibatalkan setelah dikonfirmasi. Pastikan kamu sudah komunikasi dengan buyer sebelum proses.

Batalkan Pesanan

Tombol Batalkan tersedia untuk order yang belum dibayar (payment status: Pending) atau sudah di-cancel oleh sistem.

Ini akan mengubah status order ke Cancelled dan mencatatnya di riwayat.

Kirim Ulang Link Download (Produk Digital)

Kalau order ini berisi produk digital (file yang bisa didownload), ada tombol Kirim Ulang Link Download di halaman detail.

Klik tombol ini untuk mengirim ulang email ke customer dengan link download yang sama. Berguna kalau:

Email pertama tidak diterima buyer
Buyer lupa password atau tidak bisa akses email lamanya

Screenshot akan ditambahkan

tombol "Kirim Ulang Link Download" di halaman detail order untuk produk digital

Bagian 4.1 — Email Otomatis ke Customer

Setiap kali ada event penting di sebuah order, Konvert otomatis mengirimkan email notifikasi ke customer. Berikut contoh email yang diterima customer di berbagai tahap:

Email konfirmasi order baru — dikirim segera setelah order dibuat (sebelum bayar):

Email payment reminder — dikirim jika customer belum membayar (untuk VA atau QRIS):

Email konfirmasi pembayaran — dikirim setelah gateway konfirmasi pembayaran berhasil:

Email notifikasi order baru ke owner — kamu sebagai seller juga menerima notifikasi email saat ada order yang berhasil dibayar:

Bagian 5 — Tips Filter dan Pencarian

Kombinasi filter yang berguna

Tujuan	Filter yang digunakan
Cari order tertentu	Search nomor order atau email buyer
Pantau order belum diproses	Status: Processing
Cek order yang butuh tindakan	Status: Pending + Tanggal: hari ini
Laporan penjualan bulan lalu	Filter tanggal: bulan sebelumnya
Cek semua refund	Status: Cancelled/Refunded (lihat payment status di kolom)

Tips pencarian

Nomor order harus persis — gunakan copy-paste dari email notifikasi
Email buyer: ketik sebagian saja sudah bisa muncul (contoh: gmail.com untuk filter semua Gmail)
Nama buyer: tidak case-sensitive

FAQ

Customer komplain barang tidak sampai — apa yang harus dilakukan?

Buka detail order yang bersangkutan
Cek status order — sudah Completed atau masih Processing?
Cek catatan pelanggan di sidebar — ada info alamat atau permintaan khusus?
Untuk produk digital: klik Kirim Ulang Link Download
Untuk produk fisik: konfirmasi nomor resi pengiriman ke buyer
Kalau perlu eskalasi, hubungi support Konvert dengan nomor order

Bisa edit detail order setelah dibuat?

Tidak. Order bersifat immutable setelah dibuat — kamu tidak bisa mengubah produk, harga, atau data buyer. Kalau ada kesalahan, prosesnya adalah:

Refund order yang salah
Buyer membuat order baru dengan data yang benar

Bisa proses partial refund?

Tidak, hanya full refund yang didukung saat ini. Seluruh jumlah yang dibayar buyer akan dikembalikan.

Berapa lama refund sampai ke buyer?

1–3 hari kerja, tergantung bank dan metode pembayaran:

Kartu kredit: biasanya 1–3 hari kerja
Virtual Account: bisa sampai ke rekening asal dalam 1–2 hari kerja
QRIS: tergantung kebijakan bank penerbit

Buyer disarankan untuk cek rekening atau aplikasi mereka setelah 3 hari kerja. Jika belum muncul, bisa minta buyer menghubungi banknya dengan referensi nomor order.

Order expired 30 menit — bisa diaktifkan ulang?

Tidak bisa. Order yang expired (status: Cancelled, payment: Pending, tanpa pembayaran) tidak bisa diaktifkan ulang. Buyer perlu kembali ke landing page dan membuat order baru.

Apa beda "Tandai Lunas" vs menunggu webhook gateway?

	Tandai Lunas	Webhook Otomatis
Cara kerja	Manual override oleh seller	Gateway kirim notifikasi ke Konvert
Verifikasi	Tidak ada verifikasi ke gateway	Terverifikasi langsung oleh gateway
Kapan pakai	Webhook terlambat, sudah ada bukti bayar	Kondisi normal
Risiko	Tinggi — tidak ada validasi otomatis	Rendah

Selalu utamakan menunggu webhook. Gunakan Tandai Lunas hanya kalau ada urgensi dan kamu sudah 100% yakin buyer sudah bayar.

Kenapa order masuk Processing otomatis setelah buyer bayar?

Begitu gateway pembayaran mengirim notifikasi pembayaran lunas (webhook), Konvert otomatis mengubah payment status ke Paid dan order status ke Processing. Kamu tidak perlu melakukan apa-apa — tinggal proses fulfillment dan ubah ke Completed saat sudah selesai.

Hasilnya

Setelah tutorial ini, kamu sudah bisa:

Navigasi daftar order dengan filter dan search
Membaca semua informasi di halaman detail order
Memahami arti setiap badge status order dan payment
Mengubah status order sesuai progress fulfillment
Memproses refund full ke buyer dengan aman
Mengirim ulang link download untuk produk digital

Selanjutnya

Tarik Saldo — cara menarik revenue penjualan ke rekening bank
Invoice & Billing Activity — cek history pembayaran subscription dan topup token AI

Last reviewed: 2026-05-17