Kelola Orders — Panduan Lengkap Seller

Hasil akhir: Kamu bisa memantau semua pesanan, membaca detail order lengkap, dan mengubah status order sesuai progress fulfillment. Butuh: Minimal satu order masuk di tokomu, akses ke dashboard Konvert.

Ringkasan

Setiap kali ada pembeli yang checkout dari landing page-mu, order masuk ke dashboard Konvert secara otomatis. Di halaman Orders, kamu bisa memantau semua pesanan, membaca detail lengkapnya, dan mengubah status fulfillment.

1. Buka dan Navigasi Halaman Orders

1. Buka halaman Orders

Login ke dashboard Konvert.
Di sidebar kiri, klik Orders, atau navigasi langsung ke halaman orders tokomu.
Kamu akan melihat halaman daftar order dengan card saldo di bagian atas.

Halaman daftar orders dengan kartu saldo dan tabel order

Card Saldo di Atas Daftar Order

Di bagian paling atas halaman Orders, ada dua card saldo:

Card	Keterangan
Saldo Tersedia	Revenue dari order yang sudah selesai dan siap ditarik ke bank
Saldo Pending	Revenue dari order yang sudah dibayar tapi belum di-settle ke saldomu (biasanya 1–2 hari kerja)

Mau tarik saldo? Klik tombol Tarik Dana di card Saldo Tersedia. Lihat panduan lengkapnya di Tarik Saldo.

2. Filter dan cari order

Di atas tabel, tersedia beberapa opsi filter:

Search: Ketik di kotak pencarian untuk mencari berdasarkan:

Nomor order (contoh: ORD-20240513-AB12C)
Nama customer
Email customer

Filter status order: Klik dropdown Status Order dan pilih:

Status	Artinya
Semua	Tampilkan semua order
Pending	Order baru, belum dibayar
Processing	Sudah dibayar, sedang diproses
Completed	Selesai
Cancelled	Dibatalkan

Filter tanggal: Klik ikon kalender untuk memfilter order berdasarkan rentang tanggal tertentu. Berguna saat kamu ingin laporan bulanan atau cek order minggu lalu.

toolbar filter di atas tabel orders — search box, dropdown status, dan date picker terlihat, beberapa order tampil di tabel

Nomor Order

Setiap order punya nomor unik dengan format:

ORD-YYYYMMDD-XXXXX

Contoh: ORD-20240513-AB12C — artinya order dibuat tanggal 13 Mei 2024.

Nomor ini bisa kamu gunakan saat berkomunikasi dengan customer atau saat menghubungi support Konvert.

3. Navigasi halaman (pagination)

Daftar order dimuat secara server-side, default 20 order per halaman. Kalau kamu punya banyak order, gunakan kontrol pagination di bagian bawah tabel untuk navigasi ke halaman berikutnya.

Tips: Gunakan filter tanggal + status untuk mempersempit hasil, daripada scroll ke halaman-halaman belakang.

2. Detail Order

4. Buka detail order

Klik baris order mana saja di tabel untuk membuka halaman detail order.

halaman detail order — menampilkan header dengan badge status, lalu card-card info di bawahnya

Header Order

Di bagian atas halaman detail, kamu lihat:

Nomor Order (contoh: ORD-20240513-AB12C)
Badge Status Order — warna berbeda untuk setiap status:

Badge	Status	Artinya
Abu-abu	Pending	Order baru, menunggu pembayaran
Biru	Processing	Sudah lunas, sedang diproses seller
Hijau	Completed	Order selesai
Merah	Cancelled	Order dibatalkan

Badge Status Pembayaran — ditampilkan terpisah dari status order:

Badge	Status Bayar	Artinya
Abu-abu	Pending	Menunggu pembayaran dari buyer
Hijau	Paid	Pembayaran diterima (webhook dari gateway)
Merah	Failed	Pembayaran gagal

Status pembayaran (Lunas/Paid) ditentukan sepenuhnya secara otomatis oleh sistem berdasarkan notifikasi dari gateway pembayaran (DOKU). Seller tidak bisa mengubah status pembayaran secara manual.

Halaman detail order

Card "Item Pesanan"

Card ini menampilkan apa yang dipesan buyer:

Kolom	Keterangan
Produk	Gambar thumbnail + nama produk
Varian	Varian yang dipilih (warna, ukuran, dll.) kalau ada
Harga × Qty	Harga satuan dikali jumlah
Subtotal	Total per baris

Di bawah tabel produk, tersedia breakdown harga:

Subtotal — total harga semua item
Diskon — nilai diskon kalau ada kode promo atau harga coret
Total — jumlah yang harus dibayar buyer

card "Item Pesanan" — tabel produk dengan gambar, nama, varian, harga, qty, dan subtotal; plus breakdown diskon dan total di bawahnya

Card "Detail Pembayaran"

Card ini menampilkan informasi tentang transaksi pembayaran:

Field	Contoh
Status	Badge "Paid" berwarna hijau
Metode Pembayaran	`VIRTUAL_ACCOUNT · BCA` / `QRIS` / `CREDIT_CARD`
Tanggal Lunas	Tanggal dan jam saat webhook pembayaran diterima
Total	Jumlah yang dibayar

Di bawahnya, ada fee breakdown yang hanya terlihat oleh kamu (seller):

Item	Keterangan
Revenue	Total yang dibayar buyer
DOKU MDR Fee	Biaya merchant discount rate gateway pembayaran (variatif per metode)
Konvert Platform Fee (5%)	Biaya platform Konvert
Net	Jumlah bersih yang masuk ke saldo aktifmu

Lihat penjelasan lengkap breakdown fee dan cara kerja saldo di Tarik Saldo.

card "Detail Pembayaran" — metode VA BCA, tanggal lunas, dan fee breakdown dengan angka Revenue/MDR/Platform Fee/Net

Card "Riwayat Pesanan"

Timeline kronologis semua kejadian di order ini:

Event	Artinya
Order dibuat	Buyer submit order form
Pembayaran diterima	Gateway konfirmasi pembayaran lunas
Status berubah	Kamu mengubah status order (misalnya: Processing → Completed)
Catatan ditambahkan	Kamu atau sistem menambahkan catatan ke order
Pesanan dibatalkan	Order dibatalkan (manual atau expired)

card "Riwayat Pesanan" — timeline vertikal dengan beberapa event, masing-masing bertimestamp

Di sisi kanan halaman (atau bawah di mobile), ada info tambahan:

Info Customer:

Nama lengkap
Alamat email
Nomor telepon

Sumber Pesanan: Nama landing page yang digunakan buyer untuk checkout. Berguna kalau kamu punya beberapa LP dan mau tahu LP mana yang paling efektif menghasilkan order.

Catatan Pelanggan: Pesan atau instruksi yang diisi buyer di kolom catatan saat checkout. Baca ini sebelum memproses order.

sidebar detail order — info customer (nama, email, phone), sumber landing page, dan catatan pelanggan

3. Alur Status Order

Arti Setiap Status

stateDiagram-v2
    [*] --> Pending : Order dibuat buyer
    Pending --> Processing : Pembayaran lunas\n(otomatis via webhook)
    Pending --> Cancelled : Buyer batalkan\natau expired 30 menit
    Processing --> Completed : Seller tandai selesai
    Processing --> Cancelled : Seller batalkan\n(sebelum fulfilled)
    Completed --> [*]
    Cancelled --> [*]

Versi teks (jika diagram di atas tidak muncul)

Alur status order:

Order dibuat → status Pending (menunggu pembayaran).
Dari Pending:
- Pembayaran lunas (via webhook otomatis) → Processing
- Buyer batalkan atau tidak bayar dalam 30 menit → Cancelled
Dari Processing:
- Seller tandai selesai → Completed
- Seller batalkan sebelum fulfilled → Cancelled
Completed dan Cancelled adalah status akhir (tidak bisa diubah lagi).

Status	Kapan terjadi
Pending	Baru saja dibuat, buyer belum bayar
Processing	Pembayaran diterima (webhook gateway) — default setelah lunas
Completed	Kamu tandai order sebagai selesai
Cancelled	Dibatalkan (manual oleh seller, atau otomatis expired 30 menit sejak dibuat)

Order expired: Kalau buyer tidak bayar dalam 30 menit, order otomatis masuk status Cancelled. Tidak bisa diaktifkan ulang, buyer perlu checkout ulang untuk membuat order baru.

4. Aksi Seller di Order

Ubah Status Order

Di bagian atas halaman detail order, ada dropdown Status Order yang bisa kamu ubah:

Klik dropdown status
Pilih status yang sesuai
Konfirmasi perubahan

Alur yang umum:

Kalau order baru masuk dan sudah lunas → status otomatis Processing
Setelah barang dikirim / produk digital dikirim → ubah ke Completed
Kalau perlu batalkan sebelum diproses → ubah ke Cancelled

Perubahan status akan tercatat di timeline Riwayat Pesanan beserta timestamp-nya.

dropdown status order di header detail order — pilihan Processing dan Completed tersedia, status saat ini "Processing"

Batalkan Pesanan

Tombol Batalkan tersedia untuk order yang belum dibayar (payment status: Pending) atau sudah di-cancel oleh sistem.

Ini akan mengubah status order ke Cancelled dan mencatatnya di riwayat.

Produk Digital — Link Download untuk Buyer

Kalau order ini berisi produk digital, buyer mendapatkan akses download melalui:

Email konfirmasi pembayaran — link download dikirim otomatis setelah pembayaran berhasil
Halaman order buyer — buyer bisa buka kembali melalui link di email konfirmasi order

Kalau buyer mengklaim tidak menerima email atau tidak bisa akses file:

Pastikan email buyer di detail order sudah benar
Minta buyer cek folder Spam/Junk
Kalau masih bermasalah, hubungi support Konvert dengan nomor order untuk eskalasi

4.1 Email Otomatis ke Customer

Setiap kali ada event penting di sebuah order, Konvert otomatis mengirimkan email notifikasi ke customer. Berikut contoh email yang diterima customer di berbagai tahap:

Email konfirmasi order baru — dikirim segera setelah order dibuat (sebelum bayar):

Email payment reminder — dikirim jika customer belum membayar (untuk VA atau QRIS):

Email konfirmasi pembayaran — dikirim setelah gateway konfirmasi pembayaran berhasil:

Email notifikasi order baru ke owner — kamu sebagai seller juga menerima notifikasi email saat ada order yang berhasil dibayar:

5. Tips Filter dan Pencarian

Kombinasi filter yang berguna

Tujuan	Filter yang digunakan
Cari order tertentu	Search nomor order atau email buyer
Pantau order belum diproses	Status: Processing
Cek order yang butuh tindakan	Status: Pending + Tanggal: hari ini
Laporan penjualan bulan lalu	Filter tanggal: bulan sebelumnya

Tips pencarian

Nomor order harus persis, gunakan copy-paste dari email notifikasi
Email buyer: ketik sebagian saja sudah bisa muncul (contoh: gmail.com untuk filter semua Gmail)
Nama buyer: tidak case-sensitive

FAQ

Customer komplain barang tidak sampai — apa yang harus dilakukan?

Buka detail order yang bersangkutan
Cek status order, sudah Completed atau masih Processing?
Cek catatan pelanggan di sidebar, ada info alamat atau permintaan khusus?
Untuk produk digital: minta buyer cek email (termasuk folder Spam) untuk link download, atau buka halaman order mereka via link di email konfirmasi
Untuk produk fisik: konfirmasi nomor resi pengiriman ke buyer
Kalau perlu eskalasi, hubungi support Konvert dengan nomor order

Bisa edit detail order setelah dibuat?

Tidak. Order bersifat immutable setelah dibuat, kamu tidak bisa mengubah produk, harga, atau data buyer. Kalau ada kesalahan di order yang sudah dibayar, hubungi support Konvert untuk panduan lebih lanjut.

Order expired 30 menit — bisa diaktifkan ulang?

Tidak bisa. Order yang expired (status: Cancelled, payment: Pending, tanpa pembayaran) tidak bisa diaktifkan ulang. Buyer perlu kembali ke landing page dan membuat order baru.

Kenapa order masuk Processing otomatis setelah buyer bayar?

Begitu gateway pembayaran mengirim notifikasi pembayaran lunas (webhook), Konvert otomatis mengubah payment status ke Paid dan order status ke Processing. Kamu tidak perlu melakukan apa-apa, tinggal proses fulfillment dan ubah ke Completed saat sudah selesai.

Hasilnya

Setelah tutorial ini, kamu sudah bisa:

Navigasi daftar order dengan filter dan search
Membaca semua informasi di halaman detail order
Memahami arti setiap badge status order dan payment
Mengubah status order sesuai progress fulfillment
Membantu buyer produk digital mengakses file download mereka

Last reviewed: 2026-05-31