Kelola Orders — Panduan Lengkap Seller

Hasil akhir: Kamu bisa memantau semua pesanan dan membaca detail order lengkap — statusnya berjalan otomatis mengikuti pembayaran. Butuh: Minimal satu order masuk di tokomu, akses ke dashboard Konvert.

8.1.1Ringkasan

Setiap kali ada pembeli yang checkout dari landing page-mu, order masuk ke dashboard Konvert secara otomatis. Di halaman Orders, kamu bisa memantau semua pesanan dan membaca detail lengkapnya. Status order (Pending/Completed/Cancelled) berjalan otomatis mengikuti status pembayaran — tidak ada langkah manual yang perlu kamu lakukan untuk mengubahnya.

8.1.21. Buka dan Navigasi Halaman Orders

1. Buka halaman Orders

Login ke dashboard Konvert.
Di sidebar kiri, klik Orders (halaman ini juga berjudul "Pesanan"), atau navigasi langsung ke halaman orders tokomu.
Kamu akan melihat halaman Pesanan dengan date range picker dan tombol Tarik Dana di kanan atas, lalu strip saldo, lalu dua tab: Riwayat Order dan Rekening & Penarikan.

halaman Pesanan — header dengan date range picker dan tombol Tarik Dana, strip saldo di bawahnya, dan tab "Riwayat Order" / "Rekening & Penarikan"

Strip Saldo di Atas Daftar Order

Di bawah header, ada satu strip berisi tiga angka:

Nilai	Keterangan
Total Order Paid	Total revenue order yang lunas dalam periode yang dipilih (date range picker)
Pending Settlement	Revenue dari order yang sudah lunas tapi gateway belum selesai settlement ke saldomu (biasanya 1 hari kerja)
Saldo Tersedia	Saldo yang sudah selesai settlement dan siap ditarik ke bank

Ada juga tombol sinkronisasi (ikon refresh) di sebelah Saldo Tersedia untuk menarik saldo terbaru dari gateway, plus keterangan kapan saldo terakhir disinkronkan.

Mau tarik saldo? Klik tombol Tarik Dana di kanan atas halaman, atau buka tab Rekening & Penarikan. Lihat panduan lengkapnya di Tarik Saldo.

Kartu Statistik (Tab Riwayat Order)

Di dalam tab Riwayat Order, sebelum tabel, ada lima kartu statistik untuk periode yang dipilih di date range picker:

Kartu	Artinya
Total Revenue	Total pendapatan dari order lunas
Total Orders	Jumlah order lunas
Avg Order Value	Rata-rata nilai per order lunas
Paid Rate	Persentase order yang berhasil lunas dari semua order masuk
Total Diskon	Akumulasi nilai diskon yang diberikan lewat voucher

lima kartu statistik di atas tabel order — Total Revenue, Total Orders, Avg Order Value, Paid Rate, Total Diskon

2. Filter dan cari order

Di atas tabel, tersedia beberapa opsi filter:

Search: Ketik di kotak pencarian untuk mencari berdasarkan:

Nomor order (contoh: ORD-20240513-AB12C)
Nama customer
Email customer

Filter status: Klik dropdown status dan pilih (ini memfilter berdasarkan status pembayaran, bukan status fulfillment — lihat Alur Status Order):

Status	Artinya
Semua Status	Tampilkan semua order
Lunas	Order yang sudah dibayar
Menunggu	Order baru, belum dibayar
Dibatalkan	Gagal bayar, dibatalkan, atau expired

Filter tanggal: Gunakan date range picker di kanan atas halaman (di sebelah tombol Tarik Dana) untuk memilih periode. Filter ini memengaruhi kartu statistik, strip saldo, dan tabel order sekaligus.

Filter Status Email: Ada juga dropdown Status Email untuk mempersempit ke order yang email konfirmasinya bermasalah. Lihat arti tiap status dan cara kirim ulang di bagian Status Pengiriman Email di bawah.

Setelah memilih filter, klik Terapkan untuk menjalankannya, atau Reset untuk menghapus semua filter aktif. Ada juga tombol Export CSV untuk mengunduh order yang sedang tampil.

toolbar filter di atas tabel orders — search box, dropdown status, dropdown status email, tombol Terapkan/Reset/Export CSV

Nomor Order

Setiap order punya nomor unik dengan format:

ORD-YYYYMMDD-XXXXX

Contoh: ORD-20240513-AB12C — artinya order dibuat tanggal 13 Mei 2024.

Nomor ini bisa kamu gunakan saat berkomunikasi dengan customer atau saat menghubungi support Konvert.

3. Navigasi halaman (pagination)

Daftar order dimuat secara server-side, default 20 order per halaman. Kalau kamu punya banyak order, gunakan kontrol pagination di bagian bawah tabel untuk navigasi ke halaman berikutnya.

Tips: Gunakan filter tanggal + status untuk mempersempit hasil, daripada scroll ke halaman-halaman belakang.

8.1.32. Detail Order

4. Buka detail order

Klik baris order mana saja di tabel untuk membuka halaman detail order.

halaman detail order — menampilkan header dengan badge status, lalu card-card info di bawahnya

Header Order

Di bagian atas halaman detail, kamu lihat:

Nomor Order (contoh: ORD-20240513-AB12C)
Satu badge status, yang artinya berbeda tergantung apakah order sudah lunas:

Kondisi	Badge yang tampil	Artinya
Belum lunas	Badge status pembayaran (Pending / Failed / Cancelled / Expired / Refunded)	Menunggu atau gagal bayar
Sudah lunas	Badge status order — otomatis Completed (hijau)	Begitu pembayaran diterima, order langsung ditandai selesai oleh sistem

Status order ditentukan otomatis oleh sistem, bukan diisi manual oleh seller. Begitu pembayaran diterima (webhook dari gateway Pivot), order langsung berstatus Completed — tidak ada tahap "Processing" terpisah yang perlu kamu ubah manual. Kalau pembayaran gagal, dibatalkan, expired, atau di-refund, order berstatus Cancelled. Seller tidak bisa mengubah status order atau status pembayaran secara manual dari halaman ini.

halaman detail order — header dengan nomor order dan satu badge status (Completed untuk order lunas), tanpa dropdown ubah status

Card "Item Pesanan"

Card ini menampilkan apa yang dipesan buyer:

Kolom	Keterangan
Produk	Gambar thumbnail + nama produk
Varian	Varian yang dipilih (warna, ukuran, dll.) kalau ada
Harga × Qty	Harga satuan dikali jumlah
Subtotal	Total per baris

Di bawah tabel produk, tersedia breakdown harga:

Subtotal — total harga semua item
Diskon — nilai diskon kalau ada kode promo atau harga coret
Total — jumlah yang harus dibayar buyer

card "Item Pesanan" — tabel produk dengan gambar, nama, varian, harga, qty, dan subtotal; plus breakdown diskon dan total di bawahnya

Card "Detail Pembayaran"

Card ini menampilkan informasi tentang transaksi pembayaran:

Field	Contoh
Status Pembayaran	Badge "Lunas" berwarna hijau
Metode Pembayaran	`VIRTUAL_ACCOUNT · BCA` / `QRIS` / `CREDIT_CARD`
Tanggal Pembayaran	Tanggal dan jam saat webhook pembayaran diterima
Total Pembayaran	Jumlah yang dibayar
Invoice ID	Nomor invoice dari gateway pembayaran (kalau ada)

Di bawahnya, ada bagian Rincian Settlement yang hanya terlihat oleh kamu (seller):

Item	Keterangan
Revenue	Total yang dibayar buyer
Gateway Fee	Biaya dari gateway pembayaran (Pivot) — variatif per metode
Konvert Fee	Biaya platform Konvert (5%, 3%, atau 1% dari revenue setelah biaya gateway — tergantung paket & custom domain)
Net	Jumlah bersih yang masuk ke saldo aktifmu

Fee baru muncul setelah settlement selesai (biasanya ~2 hari kerja setelah pembayaran). Sebelum itu, bagian ini menampilkan catatan "fee belum tersedia" — bukan berarti ada yang salah.

Lihat penjelasan lengkap breakdown fee dan cara kerja saldo di Tarik Saldo.

card "Detail Pembayaran" — metode VA BCA, tanggal pembayaran, dan rincian settlement dengan angka Revenue/Gateway Fee/Konvert Fee/Net

Card "Riwayat Pesanan"

Timeline kronologis kejadian di order ini — sepenuhnya otomatis berdasarkan status pembayaran, tidak ada entri yang ditambahkan manual oleh seller:

Event	Artinya
Pesanan dibuat	Buyer submit order form
Pembayaran diterima	Gateway konfirmasi pembayaran lunas
Pesanan dibatalkan	Pembayaran gagal atau dibatalkan/expired
Pesanan di-refund	Pembayaran dikembalikan ke buyer

card "Riwayat Pesanan" — timeline vertikal dengan beberapa event, masing-masing bertimestamp

Di sisi kanan halaman (atau bawah di mobile), ada info tambahan:

Info Customer:

Nama lengkap
Alamat email
Nomor telepon

Sumber Pesanan: Nama landing page yang digunakan buyer untuk checkout. Berguna kalau kamu punya beberapa LP dan mau tahu LP mana yang paling efektif menghasilkan order.

Catatan Pelanggan: Pesan atau instruksi yang diisi buyer di kolom catatan saat checkout. Baca ini sebelum memproses order.

sidebar detail order — info customer (nama, email, phone), sumber landing page, dan catatan pelanggan

8.1.43. Alur Status Order

Arti Setiap Status

Status order sepenuhnya otomatis, mengikuti status pembayaran — tidak ada tahap yang perlu kamu ubah manual sebagai seller.

stateDiagram-v2
    [*] --> Pending : Order dibuat buyer
    Pending --> Completed : Pembayaran lunas\n(otomatis via webhook)
    Pending --> Cancelled : Buyer batalkan,\ngagal bayar, atau\nbatas waktu bayar habis
    Completed --> [*]
    Cancelled --> [*]

Versi teks (jika diagram di atas tidak muncul)

Alur status order:

Order dibuat → status Pending (menunggu pembayaran).
Dari Pending:
- Pembayaran lunas (via webhook otomatis) → langsung Completed
- Buyer batalkan, pembayaran gagal, di-refund, atau tidak bayar sebelum batas waktu metode pembayaran habis → Cancelled
Completed dan Cancelled adalah status akhir (tidak bisa diubah lagi, dan tidak bisa diubah manual oleh seller).

Status	Kapan terjadi
Pending	Baru saja dibuat, buyer belum bayar
Completed	Pembayaran diterima (webhook gateway) — otomatis, tidak ada tahap "Processing" terpisah untuk ditandai manual
Cancelled	Pembayaran gagal/dibatalkan/di-refund, atau otomatis expired saat batas waktu bayar habis

Order expired: Setiap metode pembayaran punya batas waktu sendiri, Virtual Account, ShopeePay, dan kartu kredit/debit berlaku 24 jam; QRIS 60 menit; DANA paling pendek, 15 menit. Kalau buyer tidak menyelesaikan pembayaran sebelum waktunya habis, order otomatis masuk status Cancelled. Tidak bisa diaktifkan ulang, buyer perlu checkout ulang untuk membuat order baru.

8.1.54. Aksi Seller di Order

Status Order Tidak Bisa Diubah Manual

Order tidak punya tombol atau dropdown untuk mengubah status maupun membatalkan pesanan secara manual — status sepenuhnya mengikuti status pembayaran dari gateway secara otomatis (lihat Alur Status Order di atas). Kalau ada order yang perlu dibatalkan di luar alur otomatis (misalnya kasus khusus/fraud), hubungi support Konvert.

Yang bisa kamu lakukan langsung dari halaman order:

Follow-up WhatsApp ke buyer — tombol Follow-up di header detail order maupun menu ⋯ di daftar order. Lihat Follow-up WhatsApp.
Kirim ulang email konfirmasi — lihat bagian Kirim Ulang Email di bawah.

header halaman detail order — badge status dan tombol Follow-up WhatsApp, tanpa dropdown ubah status

Produk Digital — Link Download untuk Buyer

Kalau order ini berisi produk digital, buyer mendapatkan akses download melalui:

Email konfirmasi pembayaran — link download dikirim otomatis setelah pembayaran berhasil
Halaman order buyer — buyer bisa buka kembali melalui link di email konfirmasi order

Kalau buyer mengklaim tidak menerima email atau tidak bisa akses file:

Pastikan email buyer di detail order sudah benar
Minta buyer cek folder Spam/Junk
Kalau masih bermasalah, hubungi support Konvert dengan nomor order untuk eskalasi

Kontak Penjual di Halaman Buyer

Setelah pembayaran berhasil, halaman sukses/download yang dilihat pembeli menampilkan baris Pesananmu bermasalah? dengan tautan Hubungi penjual. Tautan itu membuka WhatsApp ke nomor toko yang sudah kamu verifikasi, dengan pesan yang sudah terisi nomor pesanan dan nama produk. Kamu langsung tahu pesanan mana yang dimaksud, tanpa tanya balik.

Halaman sukses pembeli: tombol Hubungi penjual dan Pesananmu bermasalah?

Kalau link download pembeli sudah kedaluwarsa, halaman yang sama menampilkan tautan Hubungi penjual supaya mereka bisa minta link baru.

Link download kedaluwarsa dengan tautan Hubungi penjual

Selama pembayaran belum selesai (misalnya pembeli masih melihat nomor Virtual Account), tidak ada tombol kontak. Halaman itu hanya menampilkan pilihan metode pembayaran dan tombol Kembali ke Toko, tanpa tombol kontak ke penjual. Kontak baru muncul setelah bayar.

Halaman menunggu pembayaran: hanya tombol Kembali ke Toko

Struk yang dikirim ke email pembeli setelah bayar juga menampilkan kontak tokomu.

email-struk-pembeli-kontak-toko: panel Pesananmu bermasalah? di email struk

ℹ️Kenapa ada tombol ini

Pembeli yang bermasalah setelah bayar dulu sering bingung harus menghubungi siapa. Sekarang jawabannya jelas: kamu, yang paling paham produknya. Masalah lebih cepat selesai dan pembeli lebih percaya sama tokomu.

⚠️Butuh nomor WhatsApp toko yang terverifikasi

Tombol kontak hanya muncul kalau nomor WhatsApp tokomu sudah terverifikasi. Cara verifikasinya ada di Store Profile & Settings. Toko yang belum terverifikasi juga tidak bisa mempublikasikan halaman.

Kalau fitur verifikasi ini belum aktif untuk tokomu, kamu tetap bisa publish seperti biasa.

8.1.64.1 Email Otomatis ke Customer

Setiap kali ada event penting di sebuah order, Konvert otomatis mengirimkan email notifikasi ke customer. Berikut contoh email yang diterima customer di berbagai tahap:

Mau tahu apakah email konfirmasi pembayaran benar-benar sampai ke customer? Sejak Juli 2026 kamu bisa memantau status pengirimannya per order — lihat Status Pengiriman Email di bawah.

Email konfirmasi order baru — dikirim segera setelah order dibuat (sebelum bayar):

Email payment reminder — dikirim jika customer belum membayar (untuk VA atau QRIS):

Email konfirmasi pembayaran — dikirim setelah gateway konfirmasi pembayaran berhasil:

Email notifikasi order baru ke owner — kamu sebagai seller juga menerima notifikasi email saat ada order yang berhasil dibayar:

8.1.74.2 Status Pengiriman Email

Email konfirmasi pembayaran dulunya "kirim lalu lupa" — kalau gagal terkirim, tidak ada yang tahu. Sekarang statusnya nyata dan bisa kamu pantau langsung dari daftar order, plus ada tombol untuk kirim ulang kalau gagal.

Kolom "Status Email"

Di tabel daftar order, ada kolom Status Email dengan badge berikut:

Badge	Status	Artinya
Abu-abu	Menunggu	Email belum terkirim — order belum lunas, atau baru saja lunas dan pengiriman sedang diproses
Abu-abu	Dilewati	Sistem sengaja tidak mengirim email untuk order ini
Hijau	Terkirim	Email berhasil terkirim ke customer
Merah	Gagal	Email gagal terkirim (alamat tidak valid, server tujuan menolak, dll.)
Merah	Ditandai spam	Email terkirim, tapi customer menandainya sebagai spam

kolom Status Email di daftar order /orders

Order lama selalu tampil "Menunggu". Order yang dibuat sebelum fitur ini aktif tidak punya data status email, jadi badge-nya tetap Menunggu selamanya — ini normal, bukan berarti emailnya gagal.

Filter Status Email

Di toolbar filter, gunakan dropdown Status Email untuk mempersempit daftar order:

Pilihan	Artinya
Status Email: Semua	Tampilkan semua order
Status Email: Terkirim	Hanya order yang emailnya berhasil terkirim
Status Email: Gagal	Hanya order dengan email gagal atau ditandai spam — kandidat untuk dikirim ulang

Pilih dari dropdown, lalu klik tombol Terapkan (sama seperti filter status pembayaran).

Kirim Ulang Email

Kalau email customer gagal terkirim (atau kamu mau mengirim ulang meski sudah sukses), gunakan aksi kirim ulang:

Di baris order yang bersangkutan, klik ikon ⋯ (titik tiga) di kolom paling kanan.
Pilih Kirim Ulang Email dari menu. (Untuk order yang emailnya belum pernah terkirim sama sekali, menunya bertuliskan Kirim Email.)
Tunggu sebentar — ikon berubah jadi spinner selama proses berjalan.
Setelah selesai, badge Status Email di baris tersebut otomatis ter-update.

aksi Kirim Ulang Email pada order gagal di /orders

Aksi ini hanya tersedia untuk order yang sudah lunas (Status Pembayaran: Lunas), dan hanya bisa dipakai satu kali per order — begitu kirim ulang berhasil, opsinya otomatis nonaktif (menu berubah jadi "Email sudah dikirim ulang") supaya tidak ada spam berulang ke buyer. Email hasil kirim ulang berisi link download baru untuk produk digital — link lama tetap berlaku sampai masa berlakunya sendiri habis.

💡Kenapa status email kadang berubah sendiri tanpa aku klik apa-apa?

Di belakang layar, sistem juga mengecek ulang status pengiriman secara berkala sebagai jaring pengaman kalau notifikasi real-time dari penyedia email terlambat. Jadi badge Menunggu pada email yang baru saja terkirim bisa berubah jadi Terkirim sendiri beberapa menit kemudian.

8.1.85. Tips Filter dan Pencarian

Kombinasi filter yang berguna

Tujuan	Filter yang digunakan
Cari order tertentu	Search nomor order atau email buyer
Cek order yang belum dibayar	Status: Menunggu
Cek order hari ini yang butuh follow-up	Status: Menunggu + Tanggal: hari ini
Laporan penjualan bulan lalu	Filter tanggal: bulan sebelumnya

Tips pencarian

Nomor order harus persis, gunakan copy-paste dari email notifikasi
Email buyer: ketik sebagian saja sudah bisa muncul (contoh: gmail.com untuk filter semua Gmail)
Nama buyer: tidak case-sensitive

8.1.9FAQ

Kenapa pembeli tidak melihat tombol Hubungi penjual? Ada dua kemungkinan: pembayarannya belum selesai (tombol baru muncul setelah bayar), atau nomor WhatsApp tokomu belum terverifikasi. Cek Pengaturan → Toko.

Customer komplain barang tidak sampai — apa yang harus dilakukan?

Buka detail order yang bersangkutan
Cek status order, sudah Completed (lunas) atau masih Pending (belum dibayar)?
Cek catatan pelanggan di sidebar, ada info alamat atau permintaan khusus?
Untuk produk digital: minta buyer cek email (termasuk folder Spam) untuk link download, atau buka halaman order mereka via link di email konfirmasi — atau cek kolom Status Email di daftar order, kalau badge-nya Gagal/Ditandai spam, klik Kirim Ulang Email
Untuk produk fisik: konfirmasi nomor resi pengiriman ke buyer
Kalau perlu eskalasi, hubungi support Konvert dengan nomor order

Customer bilang tidak menerima email konfirmasi pembayaran — gimana?

Buka halaman Orders, cek kolom Status Email untuk order tersebut.
Badge Gagal atau Ditandai spam → klik ikon ⋯ di baris order itu, lalu pilih Kirim Ulang Email.
Pastikan alamat email customer di detail order sudah benar sebelum kirim ulang.
Badge masih Menunggu padahal order sudah lama lunas? Tunggu beberapa menit (sistem mengecek ulang status secara berkala), atau langsung kirim ulang manual.
Minta customer cek folder Spam/Junk juga.

Bisa edit detail order setelah dibuat?

Tidak. Order bersifat immutable setelah dibuat, kamu tidak bisa mengubah produk, harga, atau data buyer. Kalau ada kesalahan di order yang sudah dibayar, hubungi support Konvert untuk panduan lebih lanjut.

Order expired — bisa diaktifkan ulang?

Tidak bisa. Order yang expired (status order: Cancelled, status pembayaran: Expired, tanpa pembayaran) tidak bisa diaktifkan ulang. Buyer perlu kembali ke landing page dan membuat order baru.

Kenapa order langsung Completed setelah buyer bayar, tanpa tahap Processing?

Begitu gateway pembayaran mengirim notifikasi pembayaran lunas (webhook), Konvert otomatis mengubah status pembayaran ke Lunas dan status order langsung ke Completed — tidak ada tahap "Processing" terpisah yang perlu kamu ubah manual. Fulfillment (kirim barang, kirim link download, dll.) tetap jadi tanggung jawabmu di luar sistem status order, tapi status order itu sendiri sudah final begitu pembayaran diterima.

8.1.10Hasilnya

Setelah tutorial ini, kamu sudah bisa:

Navigasi daftar order dengan filter, search, dan kartu statistik
Membaca semua informasi di halaman detail order
Memahami arti setiap badge status order dan payment, dan bahwa status order berjalan otomatis (bukan diubah manual)
Membantu buyer produk digital mengakses file download mereka
Memantau status pengiriman email konfirmasi pembayaran per order dan mengirim ulang kalau gagal

Last reviewed: 2026-08-25 (tiered platform fee)

8.1 Kelola Orders — Panduan Lengkap Seller